Dalam menjalankan suatu perusahaan, tentunya diperlukan suatu standar yang menjadi rujukan bagi setiap staff untuk menjalankan tugasnya. Hal ini dilakukan agar kinerja perusahaan selalu dalam koridor yang benar. Sehingga, perusahaan bisa menghasilkan produktivitas yang tinggi dan dapat bekerja sesuai dengan operasional yang berlaku. Oleh karena itu, suatu perusahaan perlu untuk menetapkan suatu Standar Operasional Prosedur atau Standard Operating Procedure yang juga dikenal dengan nama SOP. Apa yang dimaksud dengan SOP? Secara umum, SOP adalah suatu peraturan dan pedoman yang digunakan oleh perusahaan agar karyawan bisa menjalankan tugasnya baik sebagai individu maupun bagian organisasi. Setiap karyawan harus bertanggung jawab terhadap SOP yang dimiliki oleh masing – masing karena SOP juga akan digunakan sebagai penilaian kinerja dari karyawan tersebut. Oleh karena itu, sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk membuat sebuah SOP agar kinerja suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik.
SOP yang dijalankan pada suatu perusahaan memiliki beberapa fungsi dasar yaitu dasar kegiatan operasional dan arsip mengenai kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan. Fungsi SOP sebagai dasar kegiatan operasional berarti bahwa SOP mengandung alur kerja yang digunakan oleh perusahaan. Sebagai contoh, alur kerja mengenai penyediaan stok barang, penyimpanan stok barang, hingga distribusi stok barang tersebut. SOP sebagai dasar kegiatan operasional seharusnya selalu diperbarui atau up to date berdasarkan kebutuhan dari perusahaan tersebut. Sehingga, setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut dapat mengikuti SOP yang dibuat. Fungsi yang kedua dari SOP adalah sebagai arsip mengenai kegiatan operasional, penilaian dan perbaikan. Hal ini berarti bahwa dalam setiap kegiatan operasional yang dilakukan, selalu ada bukti atau arsip mengenai kegiatan tersebut seperti berita acara maupun form kerja. Hal ini memudahkan bagi perusahaan untuk melakukan monitoring mengenai kinerja dari karyawan perusahaan mereka. Sehingga, monitoring dan evaluasi dari perusahaan dapat dilakukan dengan baik demi kemajuan perusahaan. Mengingat fungsi dari SOP tersebut, maka suatu perusahaan harus membentuk suatu SOP yang mampu menjalankan fungsi tersebut.
Contoh SOP Sederhana
Membuat SOP tentu tidaklah mudah. Hal ini dikarenakan perlu adanya penyesuaian dari perusahaan mengenai tujuan SOP dan tugas apa saja yang harus dikerjakan serta beberapa peraturan tertentu. Berikut ini beberapa contoh SOP sederhana yang bisa digunakan.
- SOP suatu perusahaan mengenai standar pakaian dan jam kerja
Standar Pakaian dan Jam Kerja
- Tech & Network
- Standar pakaian kerja
Bagi setiap karyawan CV. Tech & Network harus mengenakan pakaian kerja yang sesuai dengan peraturan perusahaan selama menjalankan tugas di lingkungan perusahaan. Berikut ini peraturan standar pakaian kerja:
- Kemeja lengan pendek/panjang bagi laki – laki dan perempuan
- Tidak mengenakan kaos
- Mengenakan celana/rok kain, bagi wanita panjang rok harus di bawah lutut.
- Mengenakan ID Card perusahaan
- Memakai sepatu dan tidak diperkenankan mengenakan sandal
- Jam Kerja
- Bagi karyawan yang tidak diberikan waktu shift, maka jam kerjanya adalah 08.00 – 17.00.
- Bagi karyawan dengan sistem kerja shift, jam kerjanya adalah 08.00 – 14.00 (shift pagi) dan 14.00 – 20.00 (shift siang)
- SOP suatu supermarket mengenai pelayanan, jam kerja, dan standar pakaian.
Standar Operasional PT Swadaya Makmur
Setiap karyawan perusahaan PT Swadaya Makmur diharapkan untuk selalu menjalankan standar operasional sebagaimana tercantum berikut ini:
- Setiap karyawan bertanggung jawab untuk membersihkan supermarket sebelum dibuka, selama jam operasional, dan sebelum tutup.
- Waktu kerja mulai dari 07.30 – 13.30 (shift pagi) dan 13.30 – 20.00 (shift siang).
- Wajib mengenakan seragam PT Swadaya Makmur selama bertugas
- Wajib mengenakan ID Card yang telah diberikan
- Melayani pembeli dengan ramah
- Beristirahat untuk sholat dan makan di waktu yang telah ditentukan
- Menjaga keamanan supermarket
- Mencatat stok barang yang masuk dan keluar
- Melaporkan hal – hal atau kejadian yang tidak biasa selama jam operasional supermarket.
- SOP untuk menggunakan alat dan bahan kimia di laboratorium
SOP Penggunaan Laboratorium Kimia Analisis
Bagi setiap peneliti yang ingin menggunakan laboratorium kimia analisis beserta alat dan bahan kimia, diharapkan untuk mengikuti standar operasional berikut agar mengurangi resiko terjadinya kecelakaan kerja di dalam laboratorium.
- Setiap peneliti wajib mengenakan Alat Perlindungan Diri (APD) sebelum memasuki area laboratorium. APD yang wajib dikenakan berupa jas laboratorium, sarung tangan lateks, masker, sepatu tertutup dan kaos kaki, serta kacamata (Goggles) jika diperlukan.
- Bekerja di meja laboratorium yang telah disediakan
- Membaca petunjuk penggunaan setiap alat laboratorium sebelum menggunakannya.
- Menuliskan penggunaan alat pada log book yang telah disediakan untuk setiap alat.
- Membersihkan dan mengeringkan setiap glassware yang telah digunakan serta menyimpannya kembali di tempat semula
- Menuliskan penggunaan bahan kimia pada log book yang telah disediakan
- Melaporkan kepada staff laboratorium jika ada kerusakan alat atau bahan kimia yang habis
- Tidak makan dan minum di dalam area laboratorium atau membawa makanan dan minuman yang bukan sampel di dalam laboratorium
- Memastikan sumber listrik sudah mati sebelum meninggalkan area laboratorium
- Menjaga keselamatan diri selama melakukan eksperimen
- Tidak bersenda gurau selama menjalankan eksperimen
- Bagi peneliti perempuan, diharapkan untuk mengikat rambut atau memakai penutup kepala saat menjalankan penelitian
- Menggunakan fume hood atau lemari asam ketika bekerja dengan pelarut organik, asam pekat, atau basa pekat yang berbahaya.
- SOP sebagai customer service (CS) PT House and Utensils
Standar Operasional Customer Service PT House and Utensils
Bagi setiap staff Customer Service (CS) PT House and Utensils diharapkan untuk selalu menjalankan standar operasional yang telah ditetapkan pada setiap operasional.
- Setiap karyawan bekerja sesuai dengan jadwal shift yang telah ditetapkan yaitu 07.00 – 14.00 (shift pagi) dan 14.00 – 20.00 (shift siang)
- Membalas setiap chat yang dimaksud di berbagai macam platform yang telah disediakan
- Menanggapi keluhan konsumen dan melaporkannya kepada tim admin
- Mengecek setiap komplain yang masuk ke sistem
- Melaporkan jika ada gangguan yang terjadi pada sistem
- Menggunakan bahasa yang sopan ketika berkomunikasi dengan konsumen.
- Mengenakan seragam dan ID card perusahaan.
Manfaat dan Cara Membuat SOPย
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, SOP merupakan salah satu hal yang penting untuk dibuat dalam suatu perusahaan agar perusahaan bisa menjalankan fungsinya dengan baik. Ada banyak manfaat yang bisa diperoleh ketika suatu perusahaan menggunakan SOP sebagai panduan operasional kerja mereka. Salah satunya adalah bentuk standarisasi dari kinerja karyawan. Dengan adanya SOP, para karyawan bisa menyelesaikan tugas mereka mengikuti panduan yang ada di SOP. Sehingga, para karyawan bisa terbebas dari kesalahan dan kelalaian yang disebabkan oleh human error. Selain itu, karyawan yang menggunakan SOP dari perusahaan juga bisa menjadi lebih mandiri dalam melaksanakan setiap tugas kerja operasional. Sehingga, pihak manajemen tidak perlu ikut campur terlalu banyak dalam setiap kerja operasional yang dilakukan sehari – hari.
Manfaat lain dari adanya SOP adalah meningkatkan akuntabilitas dari perusahaan. Hal ini dikarenakan setiap kerja operasional yang telah ditetapkan akan dibuat dalam arsip yang bisa diperiksa kembali untuk keperluan monitoring. SOP juga akan menjadi standar kerja yang membantu para karyawan untuk meningkatkan kinerja dan bahan evaluasi terhadap kinerja bagi mereka. Manfaat SOP yang lain adalah untuk menghindari adanya tumpang tindih pekerjaan yang dilakukan oleh para karyawan. Sehingga, setiap karyawan bisa menjalankan tugasnya dengan baik tanpa tumpang tindih dengan pekerjaan dari karyawan yang lain.
Untuk membuat sebuah SOP yang baik, setiap perusahaan perlu mempersiapkan langkah dan proses pembuatan SOP. Hal pertama yang harus dilakukan untuk membuat sebuah SOP adalah membentuk dan membagi tim khusus yang bertugas untuk membuat SOP. Tim khusus pembuatan SOP ini dibentuk dari staf karyawan yang berasal dari berbagai departemen seperti marketing, HRD, pemasaran, administrasi, dan customer service. Setelah itu, perusahaan harus menentukan sasaran dari SOP tersebut. Sehingga, SOP yang dibuat akan lebih jelas dan efektif. Langkah selanjutnya adalah menentukan kapan dan dimana SOP tersebut akan diberlakukan. Hal ini untuk mempermudah persiapan yang dilakukan oleh karyawan dan divisi atau departemen yang bersangkutan.
Kemudian, perusahaan juga bisa membuat alur kerja atau diagram flow chart yang berisi aturan dari SOP tersebut. Hal ini untuk memudahkan para karyawan akan menjalankan SOP tersebut. Selain itu, dokumen lainnya adalah form kerja yang akan digunakan sebagai bukti pelaksanaan SOP selama operasional kerja. Hal lain yang perlu dilakukan adalah bertukar pendapat dengan para pelaksana SOP dan anggota tim. Hal ini dilakukan agar SOP yang dibuat sesuai dengan kondisi lapangan yang ada. Sehingga, pelaksanaan SOP akan menjadi lebih efektif dan tepat sasaran. Setelah SOP selesai dibuat, maka hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah dengan melaksanakan uji coba terhadap SOP yang sudah dibuat. Setelah dilaksanakan uji coba, maka anggota tim terkait bisa melakukan evaluasi dan perbaikan terhadap SOP yang sudah dibuat. Hal ini akan meningkatkan kualitas SOP yang dijalankan.
Selanjutnya, perusahaan harus memverifikasi SOP yang sudah dibuat agar SOP yang dijalankan memang sesuai dengan visi perusahaan. Langkah selanjutnya adalah dengan melakukan sosialisasi terhadap para karyawan agar mereka lebih memahami SOP yang telah diterapkan. Sosialisasi ini dilakukan oleh divisi atau departemen yang akan menggunakan SOP yang sudah dibuat. Hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah dengan memantau dan menganalisis dari pelaksanaan SOP yang sudah dibuat. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk menentukan langkah selanjutnya dari penerapan SOP tersebut. Selain itu, para pegawai juga bisa memiliki waktu untuk bisa menjalankan SOP sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Mereka bisa belajar untuk menerapkan SOP serta meningkatkan kualitas dari kinerja yang mereka lakukan. Hal inilah yang menjadi poin penting dari pelaksanaan SOP.
Mengingat pentingnya dan manfaat dari pelaksanaan SOP, maka sudah seharusnya suatu perusahaan membentuk sebuah SOP yang bisa digunakan untuk meningkatkan kinerja para karyawan. Sehingga, setiap karyawan akan memiliki panduan baku dalam menjalankan tugasnya masing – masing. Hal ini tentu saja akan berdampak baik pada kemajuan perusahaan.